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收藏!企業知識產權管理實操指南

來源:節選自藍海中心《中國企業知識產權保護指南》 “一帶一路”倡議下國際貿易合規性審查與風險防范課題組 日期:2020.08.22 人氣:96 

企業內部知識產權管理





一、 企業知識產權管理部門設置


知識產權部門在公司中隸屬關系一般有三種:一是隸屬研發或科技管理部門,該模式的優勢是靠近研發團隊,有利于知識產權挖掘、申請等工作,缺點是層級較低,與市場、銷售部門協作較少;二是隸屬行政或法律部門,該模式在知識產權的對外許可、合作、糾紛處理上有較大優勢,但無法及時跟進研發情況;三是直屬決策層,該模式下知識產權管理部門層級較高,直接影響企業商業和產品戰略的制定。[1]


從內部職能劃分看,可以按照知識產權類型、地域、產品線、客戶群等維度進行劃分。


許多剛成立的企業可能沒有知識產權部門或在研發部門設置知識產權管理部門;規模適中的成熟企業則多在行政或法律部門設置知識產權部門;許多跨國企業則選擇在總部決策層設置負責知識產權的副總裁,參與企業戰略制定,并按照區域設置不同的下級知識產權管理部門,下級知識產權部門人員在職能分工時會同時采取多種劃分標準,形成矩陣,比如,A區域某一產品線上的專利權問題由X工作人員負責;B區域某一行業的商標許可問題由Y工作人員負責等。


整體而言,企業知識產權部門的設置和分工是根據企業的發展不斷成熟和復雜化。企業需要根據自身的情況適時選擇和調整知識產權部門的設置和分工。


針對人員配置,《企業知識產權管理規范》提出最高管理者—授權代表—專職人員或機構的三層管理機制。


最高管理者是企業知識產權管理的第一責任人,具體負責以下工作:


通過以下活動實現知識產權管理體系的有效性:

a) 制定知識產權方針;

b) 制定知識產權目標;

c) 明確知識產權管理職責和權限,確保有效溝通;

d) 確保資源的配備;

e) 組織管理評審。


最高管理者應批準、發布企業知識產權方針,并確保方針:

a) 符合相關法律法規和政策的要求;

b) 與企業的經營發展情況相適應;

c) 在企業內部得到有效運行;

d) 在持續適宜性方面得到評審;

e) 形成文件,付諸實施,并予以保持;

f) 得到全體員工的理解。


最高管理者應確保:

a) 理解相關方的要求,對知識產權管理體系進行策劃,滿足知識產權方針的要求;

b) 知識產權獲取、維護、運用和保護活動得到有效運行和控制;

c) 知識產權管理體系得到持續改進。


最高管理者應針對企業內部有關職能和層次,建立并保持知識產權目標,并確保:

a) 形成文件并且可考核;

b) 與知識產權方針保持一致,內容包括對持續改進的承諾。


最高管理者應批準建立、實施并保持形成文件的程序,以便:

a) 識別和獲取適用的法律和其他要求,并建立獲取渠道;

b) 及時更新有關法律和其他要求的信息,并傳達給員工。


最高管理者應定期評審知識產權管理體系的適宜性和有效性。


最高管理者應在企業最高管理層中指定專人作為管理者代表,授權其承擔以下職責:

a) 確保知識產權管理體系的建立、實施和保持;

b) 向最高管理者報告知識產權管理績效和改進需求;

c) 確保全體員工對知識產權方針和目標的理解;

d) 落實知識產權管理體系運行和改進需要的各項資源;

e) 確保知識產權外部溝通的有效性。


《企業知識產權管理規范》還要求企業建立知識產權管理機構并配備專業的專職或兼職工作人員,或委托專業的服務機構代為管理,承擔以下職責:

a) 制定企業知識產權發展規劃;

b) 建立知識產權管理績效評價體系;

c) 參與監督和考核其他相關管理機構;

d) 負責企業知識產權的日常管理工作。


其他管理機構負責落實與本機構相關的知識產權工作。同時,企業應當明確知識產權工作人員的任職條件,并采取適當措施,確保從事知識產權工作的人員滿足相應的條件。



二、員工相關


企業知識產權管理涉及員工的部分主要是職務作品的歸屬和保密問題?!镀髽I知識產權管理規范》規定,企業應通過勞動合同、勞務合同等方式對員工進行管理,約定知識產權權屬、保密條款;明確發明創造人員享有的權利和負有的義務;必要時應約定競業限制和補償條款。


另外,《企業知識產權管理規范》提出,對新入職員工進行適當的知識產權背景調查,以避免侵犯他人知識產權;對于研究開發等與知識產權關系密切的崗位,應要求新入職員工簽署知識產權聲明文件。對離職的員工進行相應的知識產權事項提醒;涉及核心知識產權的員工離職時,應簽署離職知識產權協議或執行競業限制協議。


針對競業限制協議,需要提示的是,第一,企業需要就競業限制安排向離職員工支付競業限制補償金?!蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(四)》:“第6條 當事人在勞動合同或者保密協議中約定了競業限制,但未約定解除或者終止勞動合同后給予勞動者經濟補償,勞動者履行了競業限制義務,要求用人單位按照勞動者在勞動合同解除或者終止前十二個月平均工資的30%按月支付經濟補償的,人民法院應予支持。前款規定的月平均工資的30%低于勞動合同履行地最低工資標準的,按照勞動合同履行地最低工資標準支付?!钡诙?,競業限制的期限不能超過二年?!秳趧雍贤ā?第二十四條規定:“在解除或者終止勞動合同后,前款規定的人員到與本單位生產或者經營同類產品、從事同類業務的有競爭關系的其他用人單位,或者自己開業生產或者經營同類產品、從事同類業務的競業限制期限,不得超過二年?!?/p>


此外,《企業知識產權管理規范》提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 明確涉密人員,設定保密等級和接觸權限;

b) 明確可能造成知識產權流失的設備,規定使用目的、人員和方式;

c) 明確涉密信息,規定保密等級、期限和傳遞、保存及銷毀的要求;

d) 明確涉密區域,規定客戶及參訪人員活動范圍等。


對于知識產權的重要性及日常涉及知識產權問題的企業內部審批流程,企業應當在員工入職時、以及入職后定期提供培訓,確保企業員工按照企業制度處理與知識產權相關的問題?!镀髽I知識產權管理規范》要求企業組織開展知識產權教育培訓,包括以下內容:

a) 規定知識產權工作人員的教育培訓要求,制定計劃并執行;

b) 組織對全體員工按業務領域和崗位要求進行知識產權培訓,并形成記錄;

c) 組織對中、高層管理人員進行知識產權培訓,并形成記錄。

d) 組織對研究開發等與知識產權關系密切的崗位人員進行知識產權培訓,并形成記錄。


另外,企業可以針對有貢獻的員工或違紀員工設置獎懲制度?!镀髽I知識產權管理規范》即規定:企業應明確員工知識產權創造、保護和運用的獎勵和報酬;明確員工造成知識產權損失的責任。



三、內部規章


一般而言,企業可以針對專利、商標、著作權、商業秘密設置內部管理規章,具體可包括以下內容:

  • 管理目標

  • 術語定義(如職務發明定義、商業秘密定義等)

  • 知識產權管理部門及職責,具體職責可以包括制定知識產權戰略、員工培訓、知識產權咨詢、知識產權申請/評估/檢索/備案/登記/質押,處理知識產權侵權糾紛、管理維護企業知識產權、產品技術進出口中涉及知識產權部分的工作、制定員工發明的獎勵與報酬、制定與知識產權管理工作相關的預算等

  • 知識產權申請內部報批流程,配套申請表、部門審批表,以及明確審批流程中的授權體系,即明確應由哪些部門提出,哪些部門參與決策,什么級別的領導審批。

  • 知識產權評估流程

  • 知識產權對外轉讓和許可審批流程

  • 知識產權保護,包括發現第三方侵權的舉報制度、避免侵犯第三方知識產權的措施(如使用第三方圖片和信息應經過必要的篩查、取得許可)、對主管機構調查的報告和接洽渠道、年費的繳納等

  • 就產品研發部門人員的特殊規定:如職務發明的權屬條款、競業限制和保密條款等

  • 檔案管理和密級劃分制度

  • 對外接待、IT、人力等的保密工作制度

  • 糾紛處理制度

  • 獎懲制度

  • 員工培訓制度

  • 配套文件:如專利申請實施指南,提供檢索鏈接、技術交底文件模板、申請文件編寫指南、申請時間、申請地點等;《企業知識產權管理規范》提及的各類型文件。



四、日常管理


知識產權的日常管理工作包括知識產權保護戰略的制定、相關知識產權權屬登記及管理、許可管理等方面的工作,一般由知識產權管理部門牽頭負責?!镀髽I知識產權管理規范》提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 根據知識產權目標,制定知識產權獲取的工作計劃,明確獲取的方式和途徑;

b) 在獲取知識產權前進行必要的檢索和分析;

c) 保持知識產權獲取記錄;

d) 保障職務發明人員的署名權。


《企業知識產權管理規范》還提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 建立知識產權分類管理檔案,進行日常維護;

b) 知識產權評估;

c) 知識產權權屬變更;

d) 知識產權權屬放棄;

e) 有條件的企業可對知識產權進行分級管理。



五、產品管理


1.原創性審核和驗證。企業在投放新產品或在微博、微信等社交平臺上發布圖片、文章時,應進行原創性審核及驗證,了解產品或信息、圖片是否包含有第三方代碼、產品、信息、圖片等,或者是否包含開放性源代碼。如果產品或所含技術與已有技術重合,或微博、微信等社交平臺上發布的圖片、文章屬于第三方,則面臨知識產權侵權風險。


一般而言,原創性審核有三種審核方式:申請人自己通過公開渠道或專用檢索軟件進行檢索;申請人向知識產權主管部門提交檢索申請;申請人委托合格專業檢索機構進行檢索。


大量的專利數據可以從網站獲取,如歐洲專利局網站、美國專利與商標局網站以及其他國家的專利局網站。歐洲的Espacenet 數據庫免費檢索服務提供一億多件專利文件,其中大部分是正在申請的專利,數據庫中還包括中日韓的專利和實用新型文件檢索。例如北京市知識產權局《企業海外知識產權預警指導規程》中匯總了常用的專利檢索和分析工具,企業可作參考。


在進行專利檢索時,可以首先嘗試關鍵詞檢索,通過專業術語、發明者姓名、申請者或是被授權者姓名、專利類別等進行檢索。如果關鍵詞檢索沒能獲得相關結果,可嘗試通過專利分類進行檢索。WIPO、Espacenet網站上都有自己關于管理分類系統的詳細介紹。


2. 產品負責人的認定。產品負責人是最了解產品研發、生產細節的技術人員。在產品質量維護、知識產權申請備案上起到重要作用,尤其是,在發生知識產權侵權爭議時,快速找到產品負責人可以有效幫助企業分析侵權訴求、收集和準備訴訟材料。因此,企業對產品負責人、產品研發過程、研發文檔等信息都應有留底記錄。


3. 產品及所包含的知識產權的權屬登記。產品知識產權的權屬登記一般由知識產權管理部門負責。知識產權管理部門需要與產品負責人、代理機構一起合作,完成知識產權的權屬登記。

4. 產品所包含的知識產權生命周期管理。知識產權管理部門需要對企業知識產權進行實時追蹤,負責知識產權申請、知識產權年費繳納、知識產權的定期清理、知識產權侵權預警等方面的工作。


5. 產品所涉及的知識產權爭議的管理。在第三方侵犯企業知識產權或企業收到第三方的侵權通知時,知識產權管理部門應當第一時間介入,與業務部門、法律部門合作共同解決知識產權爭議。企業應當告知員工與知識產權侵權相關的通報渠道及具體聯系人。



六、合同管理


知識產權合同的管理包括對已簽署的合同履行狀況的監控,如專利許可是否到期,被許可方是否超范圍使用等?!镀髽I知識產權管理規范》提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 促進和監控知識產權的實施,有條件的企業可評估知識產權對產品銷售的貢獻;

b) 知識產權實施、許可或轉讓前,應分別制定調查方案,并進行評估。


《企業知識產權管理規范》還要求:

a) 應對合同中有關知識產權條款進行審查,并形成記錄;

b) 對檢索與分析、預警、申請、訴訟、侵權調查與鑒定、管理咨詢等知識產權對外委外業務應簽訂書面合同,并約定知識產權權屬、保密等內容;

c) 在進行委托開發或合作開發時,應簽訂書面合同,約定知識產權權屬、許可及利益分配、后續改進的權屬和使用等;

d) 承擔涉及國家重大專項等政府支持項目時,應了解項目相關的知識產權管理規定,并按照要求進行管理。



七、項目管理


根據《企業知識產權管理規范》,投融資活動前,應對相關知識產權開展盡職調查進行風險和價值評估。在境外投資前,應針對目的地的知識是產權法律、政策及其執行情況,進行風險分析。


企業重組工作應滿足以下要求:

a) 企業合并或并購前,應開展知識產權盡職調查,根據合并與并購的目的設定對目標企業知識產權狀況的調查內容;有條件的企業可進行知識產權評估。

b) 企業出售或剝離資產前,應對相關知識產權開展調查和評估,分析出售或剝離的知識產權對本企業未來競爭力的影響。


涉外貿易過程中的知識產權工作包括:

a) 向境外銷售產品前,應調查目的地的知識產權法律、政策及其執行情況,了解行業相關訴訟,分析可能涉及知識產權風險;

b) 向境外銷售產品前,應適時在目的地進行知識產權申請、注冊和登記;

c) 向境外銷售的涉及知識產權的產品可采取相應的邊境保護措施。


此外,《企業知識產權管理規范》還針對立項、研發、采購、生產、銷售和售后階段提出了具體工作要求:

立項階段的知識產權管理包括:

a) 分析該項目所涉及的知識產權信息,包括各關鍵技術的專利數量、地域分布和專利權人信息等;

b) 通過知識產權分析及市場調研相結合,明確該產品潛在的合作伙伴和競爭對手;

c) 進行知識產權風險評估,并將評估結果、防范預案作為項目立項與整體預算的依據。


研究開發階段的知識產權管理包括:

a) 對該領域的知識產權信息、相關文獻及其他公開信息進行檢索,對項目的技術發展狀況、知識產權狀況和競爭對手狀況等進行分析;

b) 在檢索分析的基礎上,制定知識產權規劃;

c) 跟蹤與監控研究開發活動中的知識產權,適時調整研究開發策略和內容,避免或降低知識產權侵權風險;

d) 督促研究人員及時報告研究開發成果;

e) 及時對研究開發成果進行評估和確認,明確保護方式和權益歸屬,適時形成知識產權;

f) 保留研究開發活動中形成的記錄,并實施有效的管理。


采購階段的知識產權管理包括:

a) 在采購涉及知識產權的產品過程中,收集相關知識產權信息,以避免采購知識產權侵權產品,必要時應要求供方提供知識產權權屬證明;

b) 做好供方信息、進貨渠道、進價策略等信息資料的管理和保密工作;

c) 在采購合同中應明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等。


生產階段的知識產權管理包括:

a) 及時評估、確認生產過程中涉及產品與工藝方法的技術改進與創新,明確保護方式,適時形成知識產權;

b) 在委托加工、來料加工、貼牌生產等對外協作的過程中,應在生產合同中明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等,必要時,應要求供方提供知識產權許可證明;

c) 保留生產活動中形成的記錄,并實施有效的管理。


銷售和售后階段的知識產權管理包括:

a) 產品銷售前,對產品所涉及的知識產權狀況進行全面審查和分析,制定知識產權保護和風險規避方案;

b) 在產品宣傳、銷售、會展等商業活動前制定知識產權保護或風險規避方案;

c) 建立產品銷售市場監控程序,采取保護措施,及時跟蹤和調查相關知識產權被侵權情況,建立和保持相關記錄;

d) 產品升級或市場環境發生變化時,及時進行跟蹤調查,調整知識產權保護和風險規避方案,適時形成新的知識產權。



八、辦公及IT管理


企業還需要加強辦公及及IT系統管理,包括設置門禁及監控系統,設置IT系統的管理及授權,對核心技術及產品采取安保措施。


《企業知識產權管理規范》即規定,企業應根據需要配套相關資源,以確保知識產權管理體系的運行:a) 軟硬件設備,如知識產權管理軟件、數據庫、計算機和網絡設施等;b) 辦公場所。


在具體落實中,企業在建立本企業局域網系統或建立進入國際互聯網系統時,應當對計算機的外部通訊線路采取特別的防護技術措施,如設立識別碼和密碼認證、防火墻、檔案加密等;對涉密計算機上網應當嚴格控制,以防止涉密信息通過互聯網傳輸泄漏。將企業的研發中心、檔案室、資料室等有關商業秘密的部門確定為涉密區域,將該區域與企業生產、辦公場所中的普通區域以明顯警示標志隔離,規定無關人員不得隨意進入,以盡可能地減少知曉企業商業秘密的人員。同時加強門衛管理制度,建立保安系統以及來訪人員登記制度,對來訪者應當驗明身份,問清來訪事由,不讓無關人員特別是競爭對手隨便進入企業。對來訪人員參觀企業要有所限制,對外來人員駐留、參觀、來訪等活動嚴格管理,謝絕來訪者參觀、攝影、攝像涉密區域或信息等。



九、文檔和信息管理


《企業知識產權管理規范》提出企業知識產權管理體系文件應當包括知識產權方針和目標、知識產權手冊、形成文件的程序和記錄。其中,“知識產權手冊”包括知識產權機構設置、職責和權限的相關文件;知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用;知識產權管理體系過程之間相互關系的表述?!靶纬晌募某绦颉?,是指建立該程序,形成文件,并實施和保持。


同時,《企業知識產權管理規范》要求對外來文件和知識產權管理體系記錄文件應予以控制并確保:對行政決定、司法判決、律師函件等外來文件進行有效管理,確保其來源與取得時間可識別;建立、保持和維護記錄文件,以證實知識產權管理體系符合本標準要求,并有效運行;外來文件與記錄文件的完整性,明確保管方式和保管期限。


《企業知識產權管理規范》還提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 建立信息收集渠道,及時獲取所屬領域、競爭對手的知識產權信息;

b) 對信息進行分類篩選和分析加工,并加以有效利用;

c) 在對外信息發布之前進行相應審批;

d) 有條件的企業可建立知識產權信息數據庫,并有效維護和及時更新。



十、 預算管理


《企業知識產權管理規范》提出,企業應設立知識產權經常性預算費用,以確保知識產權管理體系的運行:

a) 用于知識產權申請、注冊、登記、維持、檢索、分析、評估、訴訟和培訓等事項;

b) 用于知識產權管理機構運行;

c) 用于知識產權激勵;

d) 有條件的企業可設立知識產權風險準備金。



十一、審核和改進


《企業知識產權管理規范》提出,企業應當策劃并實施下列方面所需的監控、審查和改進過程:

a) 確保產品、軟硬件設施設備符合知識產權有關要求;

b) 確保知識產權管理體系的適宜性;

c) 持續改進知識產權管理體系,確保其有效性。企業還應編制形成文件的程序,確保定期對知識產權管理體進行內部審核,根據知識產權方針、目標以及檢查、分析的結果,制定和落實對存在問題的改進措施。


企業外部知識產權管理




一、采購端


從知識產權管理角度而言,企業在選擇供應商和采購產品、技術時,應當關注以下幾個方面:


1. 供應商選擇。企業對供應商的選擇應當關注其在知識產權保護方面的聲譽及記錄,是否涉及可能影響合同履行的知識產權訴訟的相關聲明,以及供應商實際承擔責任的能力。


2.產品/服務/解決方案/勞務。企業需要了解采購產品的相關登記或許可文件是否齊備,評估產品在相關市場是否是成熟產品、是否可能面臨侵權訴訟風險。


3. 進出口管制方面的審核。企業需要了解采購的產品和技術是否涉及進出口管制。具體內容可參見系列叢書《中國企業出口合規指南》。


4.供應商合同。企業需要在供應商合同中針對知識產權歸屬、侵權責任、知識產權爭議的處理流程、開源代碼軟件設置具體規定。例如,在二次開發合同中是否針對演繹作品作出明確規定、是否有許可回授條款;在供應商提供的產品侵犯第三方知識產權時,供應商的責任和賠償范圍是多大(如是否需要參加應訴,是否應當賠償律師費、侵權賠償損失、訴訟費、公證費、和解金額等);供應商是否可以提供修改代碼、替換產品、購買許可、退貨等救濟措施;如涉及開源代碼,相關許可條款的具體要求是什么,等等。


5.供應商知識產權相關爭議管理。企業需要了解供應商曾經發生、正在進行或可能發生的知識產權爭議,并對這些風險對相關合同的影響作出評估。例如,如果采購的商品曾經發生過訴訟,則訴訟中供應商的舉證情況及裁判結果可以對知識產權的有效性、穩定性提供評估依據。



二、客戶端


(一)  客戶合同


企業向客戶提供產品、技術或服務時,需要在合同中對知識產權和保密做詳細約定,包括


1.  知識產權歸屬




企業在與客戶的合同中可將成果區分為已有作品、已有作品的衍生作品、作為交付成果的新創作品、合同外新創作品、提供服務中使用的工具或第三方作品、共同創作的作品,并針對每一類不同的作品約定知識產權歸屬。


其中,已有作品是針對在項目合作之前既已存在,由項目一方帶入項目,并作為交付成果一部分的作品。這部分作品的知識產權歸屬于帶入方或第三方,但為了保證客戶對交付成果的使用,需要授予使用許可。已有作品的衍生作品可同此安排。


作為交付成果的新創作品是在合作項目下新創作出來的產品或技術,并且依照合同約定應當交由客戶使用。大部分客戶會要求獲得此部分作品的知識產權,企業則需要考慮是否會在此后需要在別的項目中使用,如果需要,企業至少需要一個許可回授安排。


合同外新創作品是企業在向客戶提供服務過程中可能研發出來的新的專有產品或技術,但這些產品和技術不在項目交付范圍之內。依據“誰創作誰所有”的原則,企業一般會保留此部分作品的知識產權。


對于提供服務中使用到的工具或第三方作品,一般由第三方所有,企業需要確保獲得恰當的使用許可及其分許可,確保不影響用戶對最終交付成果的使用。


共同創作作品的知識產權一般會約定為共有,這就涉及不同權利主體的權利劃分及對作品的處分權,申請、登記、許可、處分等環節都涉及復雜的溝通,因此有的企業僅接受特定情形下的知識產權共有,其他情形下要么獲取完整知識產權,要么要求許可回授。


2. 知識產權許可




如果涉及知識產權許可,需要明確許可人和被許可人、被許可的知識產權、許可范圍(企業內部還是企業外部)、許可年限、許可用途、許可費用、許可地域,以及是否附加限制(如不得轉出口至受制裁國家等)。


3. 知識產權侵權保證和責任




知識產權侵權條款一般包括三項內容,第一個是有關知識產權侵權的保證和陳述;第二個是責任承擔,包括承擔責任的前提,責任承擔的方式,免責事項等;第三個是知識產權侵權爭議的處理流程。


知識產權的地域性以及知識產權篩查不可能覆蓋全球每一個角落的特點,決定了權利人較難保證知識產權絕對不侵犯第三方知識產權,因此大部分知識產權人僅能保證不會故意侵犯已知的知識產權。如果企業提供的成果侵犯了第三方的知識產權則涉及侵權責任的承擔及爭議處理流程。就處理流程而言,因為企業作為成果提供方,較為熟悉和了解成果的構成和產生過程,因此由企業承擔費用代客戶進行應訴和抗辯較為合理,但這需要客戶及時通知企業,并在應答和抗辯過程中與企業保持充分有效的溝通。為保證應訴的及時有效,部分訴訟決策權還應交由企業掌控。雙方還可在合同中對律師費、訴訟費、和解金額、公證費、賠償金等可能發生的費用提前約定承擔方式。


4. 保密條款




針對企業的商業秘密,還需要設置保密條款,具體包括保密信息的界定和排除事項、保密期限、保密措施、違反保密義務的責任等。


5. 合規性審計




企業在授予客戶許可時可以保留合規審計的權利,以確??蛻粼诤贤s定范圍內使用軟件。為此,企業需要在合同中對合規性審計的間隔(多久進行一次)、審計內容、客戶應提供信息、對違規行為的處罰措施等進行提前約定。


6. 進出口管制




如果企業的產品或技術涉及進出口,則企業和客戶還需要遵守適用的進出口管制法律。例如如果企業的產品包含美國的技術或零部件,則有可能受到美國政府的管制,客戶在轉出口、使用用途、服務對象等方面均會受到美國政府的出關管制。因此雙方有必要在合同中對進出口管制進行約定。具體內容參見系列叢書《中國企業出口合規指南》。


7. 開源代碼軟件的特殊規定



如果企業的產品或技術涉及開源代碼,則需要將開源代碼的許可條款納入合同中,并針對開源代碼設計侵權免責聲明。



三、與第三方的非商業性合作


企業在經營過程中,可能會涉及與高校、科研機構的聯合研究、科研項目贊助等合作。針對這一類合作,企業需要注意兩方面問題:第一,關于科研成果的歸屬、利益分成安排;第二,從反腐敗角度而言,此類非商業性合作是否具有合理性、是否涉及獲取不正當商業機會的非法目的、是否有準確的賬簿記錄和經過內控合規部門的審批。



四、政府部門


企業在知識產權管理過程中不可避免地需要與政府部門打交道,如知識產權的登記、注冊,產品的登記,特殊業務的許可(如數據中心和云計算業務),特殊類別企業的認定及相關優惠(如高新技術企業的認定),在政府制定標準和政策時,還涉及政府游說和政府關系處理等。以知識產權登記、注冊為例,就可能涉及到不同政府職能部門[2]。企業在處理與政府部門的關系時,應當注意反腐敗政策的執行。



五、非政府機構


企業在知識產權的管理中還可以考慮參加行業組織、標準制定協會等非政府機構,參與行業標準制定;亦可與其他企業一道組成知識產權聯盟。


《企業知識產權管理規范》規定,企業參與標準化工作應滿足下述要求:

a) 參與標準化組織前,了解標準化組織的知識產權政策,在將包含專利和專利申請的技術方案向標準化組織提案時,應按照知識產權政策要求披露并做出許可承諾;

b) 牽頭制定標準時,應組織制定標準工作組的知識產權政策和工作程序。


參與或組建知識產權聯盟及相關組織應滿足下述要求:

a) 參與知識產權聯盟或其它組織前,應了解其知識產權政策,并進行評估;

b) 組建知識產權聯盟時,應遵守公平、合理且無歧視的原則,制定聯盟知識產權政策;主要涉及專利合作的聯盟可圍繞核心技術建立專利池。



六、 廣告及營銷活動


企業的商標可能會被授予合作伙伴、經銷商進行廣告宣傳及營銷活動,企業在經營推廣中也可能使用合作伙伴、經銷商的商標,有時還可能使用到競爭對手的商標或標識。在以上活動中,應當注意:第一,對合作伙伴、經銷商的許可授予審批和使用行為應當制定詳細規范,避免企業的商標、品牌被濫用,影響企業的信譽和形象;第二,在涉及競爭對手時,不能存在故意貶低的比較,所引用數據也應有明確的權威機構發布的數據做支持。



七、知識產權侵權預警和應對


《企業知識產權管理規范》提出,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 采取措施,避免或降低生產、辦公設備及軟件侵犯他人知識產權的風險;

b) 定期監控產品可能涉及他人知識產權的狀況,分析可能發生的糾紛及其對企業的損害程度,提出防范預案;

c) 有條件的企業可將知識產權納入企業風險管理體系,對知識產權風險進行識別和評測,并采取相應風險控制措施。


在涉及爭議處理時,企業應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a) 及時發現和監控知識產權被侵犯的情況,適時運用行政和司法途徑保護知識產權;

b) 在處理知識產權糾紛時,評估通過訴訟、仲裁、和解等不同處理方式對企業的影響,選取適宜的爭議解決方式。


企業在處理知識產權侵權爭議時,首先需要與知識產權管理部門對侵權之訴進行內部評估,包括分析相關產品和技術的特點,尋找抗辯點。同時應考慮修改產品、替換產品、購買許可等替代方案的可行性。如果需要退貨,則需要充分考慮對財務記賬的影響。在此過程中,企業應當與客戶保持充分有效的溝通。


為指導企業有效開展專利預警工作,建立發現和規避專利侵權風險的工作機制,參見北京市知識產權局研究制訂的《企業海外知識產權預警指導規程》[3]。


另外,深圳市知識產權局發布了《企業知識產權海外維權指引》,為在海外被控知識產權侵權的中國企業提供維權指引,其中包括企業知識產權海外維權指引、風險評判表、中介資源選任表、應訴分析表、抗辯理由表等。[4]


注    釋

[1] 參考自張曉煜:《企業知識產權管理 操作實務與圖解》,法律出版社, 第23頁。

[2] 安雪梅、袁杰、彭志強:《知識產權管理》,法律出版社,第29頁。

[3] http://www.bjipo.gov.cn/zwxx/zwgg/201107/t20110706_23979.html

[4] http://www.sipo.gov.cn/tz/gz/201310/t20131023_824895.html




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